2014

Jaarverslag 2014 Burennetwerk Gouda
Inleiding

Het afgelopen jaar hebben we dankzij meerdere subsidies een prachtig project opgezet: Burennetwerk Gouda. In het afgelopen jaar (februari 2014 – februari 2015) hebben zich meer dan 140 vrijwilligers bij het burennetwerk aangesloten en hebben we 147 hulpvragen kunnen koppelen aan een vrijwilliger. De ene vrijwilliger doet wekelijks de boodschappen voor een vrouw met een beperking, de ander gaat een keer in de twee weken wandelen met een oudere in een rolstoel of met een rollator. Weer een ander gaat samen met iemand zingen of een spelletje doen, een ritje maken met de auto, of het gras maaien.
Ongeveer de helft van alle hulpvragen gaat om praktische hulp zoals iets repareren, hulp bij de computer of een klus in de tuin. De andere helft van de hulpvragen gaat om ‘sociale hulp’, zoals samen een wandeling maken, een kopje koffie drinken of erop uit. Uit de evaluaties blijkt dat onze hulpbieders en hulpvragers over het algemeen zeer tevreden zijn. Soms klikt het niet, dan zoeken we een andere oplossing.
Het burennetwerk is nog steeds aan het groeien en dit vergt ook voor 2015 de nodige tijd, geld en inzet. Zo dient de database en website verder doorontwikkeld te worden, zodat het gebruiksvriendelijker wordt voor onze vier vrijwillige ‘Matchmakers’.  Ook is de inzet van de coördinator in 2015 nog nodig voor onder andere het begeleiden van de vrijwilligers.
Gezien het succes van Burennetwerk Gouda zijn de eerste stappen gezet om het burennetwerk onder te brengen in een zelfstandige stichting met een bestuur. In de loop van 2015 en 2016 zullen de meeste taken van de coördinator overgeheveld worden naar het bestuur van de stichting.

Start en verloop van het project
In 2013 en begin 2014 zijn de voorbereidingen voor het project burennetwerk Gouda gedaan: subsidieaanvragen versturen, ontwerp van logo en PR materiaal, het werven van vrijwillige Matchmakers en Buurtcontactpersonen, het regelen van de website en database (de ‘tool’ waarmee de matchmakers hulpvragen aan hulpbieders koppelen)  en het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten. In februari 2014 ging het project van start. Er is in de beginperiode veel bekendheid gegeven aan het project. Door middel van presentaties en folders in kerken, het verspreiden van folders door Buurtcontactpersonen in de buurt en door aandacht in de lokale pers en PR via Facebook meldden zich meteen veel vrijwilligers aan bij het project. Nadat er voldoende ‘massa’ was aan vrijwilligers hebben we meer bekendheid gegeven naar hulporganisaties om de hulpvragen op gang te brengen. De maanden erna zijn zowel het aantal hulpbieders als de hulpvragen gestaag gegroeid. Tot op heden zijn hulpaanbod en hulpvragen goed in evenwicht met elkaar en kunnen we de hulpvragen goed aan. Vanaf begin 2015 zien we een lichte groei in het aantal hulpvragen. Met name hulpvragen vanuit professionele hulporganisaties nemen toe, zij moeten meer vrijwilligers bij het werk betrekken en dat merken we als vrijwilligersorganisatie. De uitdaging voor het komende jaar is dan ook om helder te communiceren over de mogelijkheden én onmogelijkheden van het Burennetwerk. Het is onze taak om de vrijwilligers te beschermen, zodat het voor hen  leuk en behapbaar blijft. Daar hoort dus ook bij dat we duidelijk grenzen moeten aangeven in wat we wel en niet kunnen doen. In het hoofdstukje ‘samenwerken’ wordt hier verder op in gegaan.

Hoe werkt het Burennetwerk? Matchmakers, Buurtcontactpersonen, Hulpbieders (‘Goede Buren’) en Hulpvragen.
Er werken vier vrijwillige Matchmakers voor het Burennetwerk Gouda. Zij zijn de spil van het netwerk. Elke ochtend is één van hen bereikbaar van 9.00 tot 12.00 via de website en via de mobiele telefoon van het Burennetwerk (06-48141191). Zij werken vanuit hun eigen huis. De Matchmakers hebben een training gehad als voorbereiding op hun taak. Samen met de coördinator is er een maandelijkse vergadering en wekelijks mailcontact, zodat de onderlinge samenwerking en overdracht soepel verloopt.
Hulpbieders melden zich aan via het inschrijfformulier op de website (www.burennetwerkgouda.nl/hulp-bieden.html ). De Matchmaker stuurt de aanmelding door naar de Buurtcontactpersoon van de wijk/buurt waar de hulpbieder woont. Deze maakt vervolgens een afspraak om kennis te maken met de nieuwe hulpbieder. Als dit naar wens verloopt, kan de Buurtcontactpersoon de nieuwe hulpbieder activeren en komt deze automatisch in de database (digitale kaartenbak) van het computerprogramma. Als er een hulpvraag binnenkomt die past bij het profiel van de hulpbieder, dan kan de matchmaker hem of haar benaderen met een ‘klus’. Twee keer per jaar is er een overleg met bestuur, coördinator, Buurtcontactpersonen en Matchmakers.
Hulpvragen komen binnen via de website (www.burennetwerk.stichtinghip.nl/hulp-aanvragen.html) of via de telefoon. Soms wordt de hulpvraag gesteld door mensen zelf die de hulp nodig hebben, soms wordt de hulpvraag door een ander gesteld. Bijvoorbeeld door een familielid of door een professionele hulpverlener. In dat geval fungeert degene als contactpersoon voor de hulpvraag. De Matchmakers bellen meestal met de hulpvrager om de vraag helder en afgebakend te krijgen. Soms is de hulpvraag te vaag, te groot of niet passend bij wat wij van een vrijwilliger kunnen verwachten. Dan helpt de Matchmaker om de vraag passender te maken.
Nadat een hulpvraag is ingevoerd, gaat de Matchmaker op zoek naar een passende hulpbieder. Dit gebeurt met behulp van het computerprogramma. De Matchmaker benadert één of meerdere hulpbieders met de hulpvraag via de mail of de telefoon. Zodra iemand positief reageert is er een Match. De Hulpbieder krijgt dan de contactgegevens van de Hulpvrager en de eerste afspraak kan gemaakt worden. Na vier weken krijgen zowel Hulpvrager als Hulpbieder een mail met de vraag of alles naar wens is verlopen. Door middel van deze feedback kunnen we een redelijk beeld krijgen van hoe de contacten verlopen en wat er wel en niet goed gaat.
Een deel van de hulpvragen wordt niet gematcht. Soms past een hulpvraag niet binnen het Burennetwerk, soms wordt iemand doorverwezen naar een professionele hulporganisatie of een andere vrijwilligersorganisatie. Ook komt het voor dat een hulpvraag wordt teruggetrokken, omdat er inmiddels door de hulpvrager een andere oplossing is gevonden.   

Database en website
De vier Matchmakers van Burennetwerk Gouda werken met een computerprogramma dat we huren van Hulp in Praktijk (HIP), een organisatie die landelijk soortgelijke projecten opzet en ondersteunt. Een Hulpbieder geeft bij de inschrijving aan voor welke soorten hulp hij of zij beschikbaar is en in welke buurten/wijken zij of hij wil helpen. Met behulp van het computerprogramma waarin al deze profielen staan aangegeven, kunnen de Matchmakers de juist vrijwilligers benaderen voor een hulpvraag.

PR
Door middel van verschillende kanalen wordt bekendheid gegeven aan Burennetwerk Gouda. De folders worden regelmatig door de Buurtcontactpersonen in de eigen buurt/wijk verspreid. Regelmatig staat er een artikel over het Burennetwerk in een lokale krant of een suffertje. Via Facebook is bekendheid gegeven aan het project en de nieuwsbrief van het Burennetwerk verschijnt 2 a 3 keer per jaar. Ook houden we af en toe een PowerPoint presentatie op uiteenlopende gelegenheden.

Samenwerking
Samenwerking met andere vrijwilligersorganisaties (Stichting Present, Humanitas, Swanenburghshofje, Zorg-voor-elkaar, NPV thuishulp, etc.) en met professionele zorgorganisaties (Thuiszorg, Sociale teams) zijn erg belangrijk voor Burennetwerk Gouda. Als onderdeel van de training hebben de Matchmakers zich verdiept in de sociale kaart van Gouda, zodat ze hulpvragers indien nodig gericht kunnen doorverwijzen. Begin maart 2015 was er een overleg tussen vertegenwoordigers van de Sociale teams om de informele hulp (Burennetwerk) en de formele hulp (sociale teams) soepel op elkaar te laten aansluiten. De samenwerking tussen professionele hulpverleners en vrijwilligers zal de komende jaren steeds belangrijker worden. Enerzijds kunnen professionele hulpverleners een beroep doen op het Burennetwerk voor een vrijwilliger van één van hun cliënten. Anderzijds signaleren we als vrijwilligersorganisatie soms dat er professionele hulp nodig is bij een hulpvrager en willen we korte lijntjes hebben naar de sociale teams zodat zij er op af kunnen gaan. De belangrijkste uitdaging voor het Burennetwerk Gouda voor de komende tijd is om gaandeweg steeds duidelijker te krijgen wat onze mogelijkheden en onze grenzen zijn. Dat is een proces wat we gaande weg leren. Soms blijkt een vrijwilliger veel meer voor de hulpvrager te doen, dan oorspronkelijk is afgesproken. De hulpbieder is bijvoorbeeld begonnen met het gras te maaien van de hulpvrager en gaandeweg ontstaat er een band en doet de vrijwilliger allerhande klusjes bij de hulpvrager in huis. Dat is op zichzelf een positieve ontwikkeling. Soms echter gaat het mis en trekt de vrijwilliger op een gegeven moment aan de bel dat het boven zijn/haar taks gaat. Dan is het belangrijk dat we als Burennetwerk de vrijwilliger beschermen en helpen een grens te stellen. Bijvoorbeeld door een professionele zorgorganisatie in te schakelen.  

Resultaten van het Burennetwerk Gouda
Het afgelopen jaar hebben zich 140 vrijwilligers aangesloten bij Burennetwerk Gouda. Van hen zijn 85 mensen één of meerdere keren gekoppeld aan een hulpvraag. Een deel van de hulpbieders heeft dus al vaker iemand geholpen en een ander deel van de hulpbieders is nog niet aan een hulpvraag gekoppeld. De Matchmakers proberen zoveel mogelijk te variëren in de vrijwilligers die ze benaderen voor de inkomende hulpvragen, maar voor sommige categorieën hulp is meer vraag dan voor andere categorieën hulp. Ook reageert de ene vrijwilliger vaker positief op een hulpvraag dan een ander.  
In totaal zijn er 147 gerealiseerde ‘matches’ geweest in de periode februari 2014 tot en met februari 2015. Dat wil zeggen, er zijn 147 hulpvragen succesvol aan een vrijwilliger gekoppeld. Meer dan de helft van deze hulpvragen betreft hulp voor een langere periode. Bijvoorbeeld een vrijwilliger die een oudere dame één keer in de twee weken bezoekt, of een vrijwilliger die wekelijks de boodschappen voor iemand doet, of een vrijwilliger die één keer in de twee weken met iemand gaat wandelen of een vrijwilliger die regelmatig de tuin bijhoudt voor een ander. In principe wordt langdurige hulp zoals bezoeken of samen wandelen voor een periode van 6 maanden afgesproken. In de praktijk loopt de hulp vaak door. Als de vrijwilliger aangeeft ermee te willen stoppen, gaat het Burennetwerk Gouda op zoek naar een nieuwe vrijwilliger.
Hieronder staat in de tabel aangegeven hoeveel hulpvragen in een bepaalde categorie zijn binnengekomen bij Burennetwerk Gouda en hoeveel daarvan succesvol aan een vrijwilliger zijn gekoppeld.  

Aantallen hulpvragen en gerealiseerde ‘matches’
(Periode: februari 2014 t/m februari 2015)
Aantal Matches = het aantal succesvol gekoppelde hulpvragen aan een vrijwilliger
Categorieën hulp
Aantal hulpvragen
Aantal Matches
Bezoeken
34
17
Wandelen
29
16
Vervoer naar ziekenhuis/arts/tandarts...............
28
16
Hulp in de tuin...............................................
24
14
Er op uit........................................................
16
  9
Hulp bij boodschappen....................................
14
10
Hulp bij computer/techniek..............................
13
11
Voedselpakket ophalen....................................
12
  4
Oppas...........................................................
  9
       
  6
Hulp bij dingen ophangen................................
  8
  7
Mankracht.....................................................
  8
  3
Hulp bij elektraklusjes.....................................
  7
  7
Hulp bij administratie......................................
  6
  4
Taalondersteuning...........................................
  6
  4
Begeleiding bij bezoek ziekenhuis/arts/tandarts..  
  5
  5
Hulp bij schoonmaken.....................................
       5
  5
Hulp bij opruimen/ordenen..............................
  4
  2
Hulp bij verven..............................................
  4
  1
Hulp bij vloer leggen......................................
  4
  1
Hulp bij (belasting)formulieren invullen.............
  2
       2
Hulp bij loodgieterklusjes................................
  2
  1
Huiswerkbegeleiding......................................
  1
  0
Hulp bij behangen..........................................
  1
       1
Hulp bij meubels in elkaar zetten (bouwpakketten).....1
  1
Totaal
                                                                       243
                         147

Begroting, dekking en gerealiseerde kosten
Bijgaand is het kostenoverzicht voor ons project. Oorspronkelijk was gecalculeerd dat we met €75.000 het burennetwerk konden realiseren, waarvan € 12.000 was begroot voor 2013 en  €63.000 begroot voor 2014. Van de aangeschreven fondsen hebben we in totaal een bedrag van €68.000 toegezegd gekregen. Omdat met name de kosten voor database en website wat lager zijn uitgevallen dan oorspronkelijk begroot, kunnen we met dit toegezegde subsidiebedrag van 68.000 euro goed rondkomen. Een deel van de begrote kosten voor 2014 zijn nog niet gemaakt, deze kosten zullen in 2015 worden gemaakt. Hieronder staat de oorspronkelijke begroting, daaronder het dekkingsplan. Op de volgende pagina staat een overzicht van de begroting en de werkelijk gemaakte kosten.

Begroting Burennetwerk

Activiteit
 
  Kosten (€)
Ontwikkeling
September t/m december 2013
Coördinator
Werving, samenwerking, training
7.500
Database
Bijdrage in de ontwikkeling
2.000
Marketing en communicatie
Huisstijlontwikkeling en drukkosten
2.500
Uitvoering
Januari t/m december 2014
Coördinator
Projectleiding (8 uur/week)
        27.040
Ondersteuning vrijwilligers
2 uur/week
6.760
Contact samenwerkingspartners
1 uur/week
3.380
Database
Doorontwikkeling
8.000
Website
Ontwikkeling, onderhoud, hosting
7.500
Onkostenvergoedingen vrijwilligers
Telefoon, porto, print
5.500
Overige onkosten
Welkomstpresentje, meetings buurtcontactpers.
3.500
Onvoorzien
 
1.320
TOTAAL
 
   75.000

Dekkingsplan

Fonds of stichting
Aangevraagd bedrag
Toegezegd bedrag
Gemeente Gouda
 5.000
  5.000
Stichting Het Oude-Mannenhuis
 7.000
                                   0
Oranjefonds
                                      20.000                            20.000
SKAN
                                                 20.000
                      20.000
Kerk en Wereld
                                  8.000
                        8.000
Eigen bijdrage Diaconie PKN Gouda
     15.000
                           15.000
TOTAAL
                                           75.000
                      68.000